Hoja de cálculo de Excel gratuita para iniciar un sistema de archivo de inicio – Consejos y trucos

Cuando llegó el segundo año de mi empresa, descubrí que los impuestos que debía eran más altos de lo necesario porque no había guardado los recibos. Tuve que dar marcha atrás y recuperar muchos de los documentos que había acumulado durante el inicio del negocio. Si recién está comenzando su negocio y está comenzando un sistema de archivo de inicio, consejos y trucos como estos le ahorrarán dinero y mantendrán sus registros organizados. están abrumados por la idea de organizar registros que ya deberían haberse archivado. No tiene que ser un genio informático, y no necesita gastar un brazo y una pierna. Sal y compra un pequeño archivador. No piense ni por un minuto que solo arrojará su documentación original en una caja de zapatos o guardará los documentos en un estante hasta un día lluvioso: hágalo ahora. Incluso si tiene poco dinero en efectivo al comienzo de su empresa, obtenga un archivador pequeño y económico en un lugar como Walmart o una tienda de suministros de oficina por menos de cien dólares. Mientras esté fuera, compre una caja de carpetas de archivos manila.

No obtenga un paquete de solo diez derroches en la caja de 100. Compre etiquetas si tiene el dinero, pero de lo contrario, simplemente elija un bolígrafo que se sienta bien en su mano y compre varios para poder etiquetar sus archivos. Ahora está listo para designar carpetas de archivos para una amplia variedad de categorías. Sus categorías específicas variarán según el tipo de negocio que tenga, pero la lista a continuación es bastante completa. Recuerde también que a medida que su negocio crezca, usted será tanto un proveedor como un cliente. Serás un proveedor de productos o servicios para tus clientes, y serás un cliente para las empresas que te suministren los artículos que necesitas para administrar tu negocio. Deberá marcar sus archivos en consecuencia. También puede descargar una plantilla gratuita de Excel que lo ayudará a iniciar un sistema de archivo doméstico.

Contiene páginas para ayudarlo a clasificar sus transacciones, registrar tanto los gastos como los ingresos, mantener información sobre los contactos de clientes y no clientes, y comenzar a enumerar su inventario de equipos. Equipo: esta carpeta de archivos es para equipos que usará una y otra vez en el transcurso de su negocio. Para una pizzería, ese será su horno y sus sartenes. Si su negocio está vendiendo cerámica, será su horno y rueda. También comprará artículos de equipo que se utilizan para sus operaciones comerciales en lugar de producir lo que vende. Por ejemplo, se deben incluir elementos como una cafetera o una aspiradora que se utilizan para el negocio. Página de inventario de equipos. A medida que compre nuevos artículos, ingrese su compra en la página de Pagos. Use un número de cuenta de la página 1 de la hoja de cálculo. Suministros: esta carpeta de archivos contendrá recibos de artículos que debe reponer regularmente.

Será la harina y la levadura para sus pizzas o la arcilla y la pintura para su cerámica. También incluirá cosas compradas para operaciones comerciales, como franqueo y papel. Nuevamente, registre estos artículos en la página de Cuentas por Pagar. Estados de cuenta: ponga aquí sus documentos bancarios, incluidos sus estados de cuenta y recibos mensuales. Páginas de cuentas por pagar y por cobrar de su hoja de cálculo. No olvide registrar las tarifas bancarias como un gasto. Facturas, operaciones: mantenga un archivo de las facturas que tiene que pagar. A medida que su negocio crezca, se convertirá en sus Cuentas por pagar. Todo esto ya debería estar listado en su página de Pagos. Facturas, clientes: documente los pedidos de los clientes y póngalos en este archivo. Representa sus cuentas por cobrar. Escriba los pedidos en la página Cuentas por cobrar de la hoja de cálculo. Contratos, clientes: estos son los contratos que establecerá con los clientes a medida que les venda sus productos o servicios. A medida que su negocio crezca, desarrollará archivos para clientes habituales.

Guarde copias de la correspondencia aquí. Ingrese los nombres de los clientes en la página Clientes. Contratos, operaciones: Esto incluye los contratos que ha firmado con personas, como su contrato de arrendamiento. Otros artículos pueden incluir una licencia de servicio de alimentos para su negocio de pizza. ¿Has ido antes del tablero de zonificación? ¿Has contratado a una persona informática o un servicio de alojamiento web? Consulte con su municipio local las reglas que se aplican a su negocio. Ingrese los nombres de sus contactos en la página Otros contactos. Seguro: necesitará varios tipos de seguro a medida que su negocio crezca. Puede comenzar con solo un seguro de automóvil en el vehículo que conduce en el transcurso de su negocio, pero eventualmente poseerá pólizas para cosas como responsabilidad comercial y responsabilidad profesional. Garantías: Aquí es donde pone las garantías en el equipo que ha comprado o incluso en los manuales de operación. Cada vez que compre un equipo con garantía, haga una copia del recibo de compra y engrápelo a sumanual de instrucciones. Anótelo en la página de inventario de equipos. Reparaciones: Justo al lado del archivo de garantías, inicie una carpeta para mantener registros cuando se necesiten reparaciones en su equipo.

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